Bilgilendirme
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Kendi sürecinize özgü sorular için bir hukuk uzmanına danışın.
Bir aday size adını, telefon numarasını ve özgeçmişini gönderdiğinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında kişisel veri işlemeye başlarsınız. Bu verilerin veri sorumlusu, ilanı veren işletmedir.
Aydınlatma yükümlülüğü
Adaya, verilerini kimin, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak işlediğinizi, kimlere aktardığınızı ve haklarını nasıl kullanabileceğini anlatmanız gerekir. Bunun en pratik yolu başvuru formunda kısa ve anlaşılır bir aydınlatma metni göstermektir.
- Veri sorumlusunun adı ve iletişim bilgisi
- İşleme amacı: işe alım sürecini yürütmek ve adayla iletişim kurmak
- Hukuki sebep
- Verilerin aktarıldığı taraflar (yazılım sağlayıcısı, barındırma, e-posta hizmeti gibi)
- Saklama süresi
- KVKK'nın 11. maddesindeki haklar ve başvuru yolu
Açık rıza her zaman gerekli mi?
İşe alım sürecini yürütmek için yapılan işleme genellikle başka hukuki sebeplere dayandırılır; bu durumda başvuruyu açık rızaya bağlamak gerekmez. Adayın bilgilerini başvurduğu pozisyon dışında, gelecekteki pozisyonlar için saklamak istiyorsanız bunu ayrı ve isteğe bağlı bir onayla sormak daha doğru bir yaklaşımdır.
Ne kadar saklamalı?
Veri, işlendiği amaç için gerekli olan süre kadar saklanmalıdır. İşe alınmayan adayların başvurularını süresiz tutmak yerine makul bir süre belirleyin, bu süreyi aydınlatma metninde yazın ve süre dolunca verileri silin.
Silme talepleri
Aday, verilerinin silinmesini isteyebilir. Talebi aldığınızda adayın kaydını ve dosyalarını tüm kanallarda (e-posta kutusu, WhatsApp, bilgisayardaki klasör, çıktı alınmış CV'ler) silmeniz gerekir. Başvurular tek bir yerde toplanıyorsa bu iş çok daha kolaydır.
Kimler görmeli?
- Başvuruları yalnızca işe alıma dahil olan kişiler görmeli.
- Çok şubeli işletmelerde şube yöneticisinin yalnızca kendi şubesinin adaylarını görmesi iyi bir uygulamadır.
- Ayrılan çalışanın erişimini hemen kapatın.
- CV'leri kişisel e-posta adreslerine ve WhatsApp gruplarına iletmekten kaçının.
Yurt dışına aktarım
Kullandığınız yazılımın sunucuları ya da hizmet sağlayıcıları yurt dışındaysa veriler yurt dışına aktarılmış olur. Bu aktarımın KVKK'nın 9. maddesindeki şartlara uygun yapılması ve aydınlatma metninde belirtilmesi gerekir. Hizmet sağlayıcınızdan alt işleyen listesini isteyin.
Kısa kontrol listesi
- Başvuru formunda aydınlatma metni var mı?
- Gelecekteki pozisyonlar için saklama ayrı bir onayla mı soruluyor?
- Saklama süresi belirlenmiş ve uygulanıyor mu?
- Silme talebini nasıl karşılayacağınız belli mi?
- Başvurulara kimin erişebildiğini biliyor musunuz?
Jobetna'da firmaya özel aydınlatma metni, saklama süresi ve otomatik silme panelde hazırdır. Alt işleyenlerin listesi Güvenlik sayfasında.
Jobetna
Kariyer sayfası ve aday takip sistemi
Hazır sektör şablonları, telefondan üyeliksiz başvuru, kanal takipli bağlantılar ve KVKK araçları. İlk 3 ay Pro ücretsiz, kart gerekmez.